Estratégias eficientes de gerenciamento de tempo e produtividade

Trabalhar é uma necessidade de praticamente todas as pessoas, e por mais que você trabalhe com aquilo que gosta, existem os dias em que tudo parece se acumular e as horas do dia se tornam poucas para o tanto de trabalho que se tem. Nesses momentos, conseguir fazer uma gestão do tempo e produtividade é uma coisa fundamental.

Isso porque, quando a pessoa tem uma gestão de tempo boa ela consegue ser mais produtiva e, como resultado, fazer mais coisas em menos tempo. Isso dá a ela um tempo maior para fazer as demais atividades prazerosas, como por exemplo, se divertir, descansar e cuidar da saúde tanto física como mental.

Outro ponto para fazer com que a pessoa busque ter uma melhor gestão de tempo e produtividade é que isso pode trazer benefícios para a carreira dela. Até porque, os profissionais que são capazes de otimizar o tempo e aumentar a produtividade costumam ser valorizados no mercado de trabalho.

Além disso, com uma boa gestão desses pontos, o trabalhador consegue ter um controle maior sobre sua rotina. Isso por sua vez pode diminuir o estresse e a ansiedade que o trabalho possa causar. Até porque sabendo tudo o que tem que ser feito dá a pessoa a possibilidade de ela se planejar e evitar se sentir sobrecarregada.

Um ponto importante a ser ressaltado é que, por mais que muitas pessoas acreditem que sua natureza não possa mudar, ninguém nasce com a habilidade de gerir o tempo e a produtividade. Isso é algo que se desenvolve através de técnicas, ferramentas e hábitos colocados na rotina.

Organizar tempo e maximizar produtividade

Arbache

Um dos pontos mais difíceis que as pessoas acham é gerenciar de forma efetiva seu tempo para conseguir maximizar a produtividade. Contudo, o sucesso pessoal e profissional depende dessa capacidade para que resultados bons e consistentes sejam alcançados.

Dentre as várias estratégias existentes para fazer isso acontecer existe a chamada técnica de Pomodoro. Nela, a pessoa divide seu tempo em blocos de 25 minutos de trabalho e cinco de descanso. Essa técnica ajuda a manter o foco e a concentração durante o trabalho, evita distrações e aumenta a produtividade.

Outra estratégia é usar lista de tarefas, seja ela semanal ou diária. Escrevendo tudo que se tem que fazer no dia é possível visualizar e priorizar conforme a urgência de cada uma.

Outra forma é delegando tarefas para outras pessoas. Até porque, em determinados casos, o problema com a produtividade está em querer fazer tudo sozinho, e delegando uma função a alguém, isso diminui a carga de coisas para fazer e dá à pessoa a possibilidade de focar no que é mais importante.

Usar ferramentas

Stone

Conforme a tecnologia foi avançando, várias ferramentas de gestão de tempo foram criadas para ajudar as pessoas nesse gerenciamento. Uma das mais conhecidas é o Trello. Nele é possível que a pessoa crie listas para organizar suas tarefas e também as de sua equipe. Além disso, também é possível definir prazos e acompanhar o progresso de cada um.

Além dele também existe o RescueTime. Ele consegue monitorar de forma automática o tempo gasto em cada aplicativo e site tanto no computador como em algum dispositivo móvel. Através disso, ele cria relatórios que ajudam a pessoa a identificar onde ela gasta mais tempo e onde ela pode ser mais produtiva.

Uma terceira ferramenta que pode ajudar na produtividade é o Forest. Esse aplicativo faz com que a pessoa plante uma semente virtual que vai crescendo conforme ela se concentra nas tarefas que tem que fazer. Isso porque, se a pessoa sair do app para usar outro ou ir em algum site, a árvore morre.

Criar uma rotina

Fecap

Ter uma rotina que funcione pode ser a chave para que a produtividade seja maximizada e a pessoa tenha mais tempo livre. Muitas pessoas torcem o nariz quando ouvem a palavra rotina, mas quando ela é bem planejada ela pode ser ideal para que exista um foco no trabalho e também nos momentos de descanso.

Para que ela funcione, a pessoa tem que entender qual é o seu perfil pessoal e saber quais horários ela é mais produtiva. Além disso, criar uma lista do que precisa ser feito no outro dia também ajuda bastante, já que a pessoa terá um começo do que fazer quando acordar.

E claro que as pausas são importantes para que o foco e a motivação sejam mantidos. Então, a cada 90 minutos de trabalho, é importante descansar entre 10 e 15 minutos, por exemplo.

Fonte: Awari 

Imagens: Arbache, Stone, Fecap